A quoi sert un travel manager ?

A quoi sert un travel manager

On le sait tous les voyages d’affaires pour les entreprises sont d’une grande importance pour le bon fonctionnement de leurs affaires. Le plus souvent, s’il est considéré comme une source d’anxiété et de stress pour certains employés, pour d’autres ils peuvent être particulièrement gratifiants. Si le budget moyen dédié pour les voyages d’affaires est à hauteur de plusieurs millions d’euros pour les très grandes entreprises, le même budget est bien moindre pour les entreprises plus petites. Toutefois, dans un cas comme dans un autre, il est important d’optimiser son budget.

Le rôle d’un travel manager est déjà tout indiqué. C’est lui qui va déterminer la politique de voyages de l’entreprise. Considéré comme l’interface entre les collaborateurs, l’entreprise et aussi les agences de voyages, il a un rôle central.

Le travel manager détermine la politique de l’entreprise en ce qui concerne les déplacements

La volonté de faire plus d’économies au sein de l’entreprise associée à l’accroissement des voyages d’affaires est à l’origine de la mise en place de la fonction de travel manager. Au fil du temps, il apparaît comme indispensable au sein des entreprises, quelle que soit leur taille et pour la gestion précise de tous les déplacements d’affaires des collaborateurs.

Le rôle premier d’un travel manager est de mettre en place la politique de l’entreprise en ce qui concerne les voyages d’affaires. De façon plus concrète, il est question pour lui de définir les règles de déplacements des employés ; mais également d’attirer l’attention des collaborateurs sur tous les enjeux environnementaux et économiques liés aux déplacements.

Afin d’être efficace autant que possible, il devra formuler des recommandations claires et précises. Plus encore, il doit veiller à ce que ces recommandations soient appliquées par l’ensemble des collaborateurs. Il faut noter ici que le travel manager n’apparaît pas comme un policier. Il ne fera pas de contrôle sur les salariés. Il a le devoir d’évaluer leur application par tous les employés et recueillir toutes les informations qui vont permettre d’en comprendre la mauvaise application. Puisque le plus souvent, les politiques de déplacement évoluent avec toutes les mutations au sein de l’entreprise, le travel manager pourra également jouer le rôle d’accompagnement auprès de ses collaborateurs.

Le travel manager accompagne les collaborateurs avant, pendant et après les déplacements

Toutes les politiques concernant les voyages professionnels évoluent et l’entreprise avec. C’est une évidence qui peut s’avérer difficile à assimiler par tous les employés au sein de l’entreprise. Le travel manager se doit alors de jouer un rôle pédagogique. C’est lui qui doit se charger d’assurer la communication au sein de l’entreprise sur les règles définies, les changements envisagés et les économies réalisées. Il reste à l’écoute des salariés et prend en compte leurs différents retours dans le but d’améliorer la politique de voyage au sein de l’entreprise.

En outre, le travel manager est chargé de s’occuper de la planification et de l’organisation de tous les voyages professionnels de l’entreprise. Pour cela, il se servira des outils technologiques les plus sophistiqués. Il fera des sensibilisations sur la politique de déplacement de l’entreprise auprès de ses collaborateurs. Enfin, il sera chargé de négocier les contrats avec tous les types de prestataires concernés.

Le travel manager sert d’interface entre la direction de l’entreprise, les collaborateurs et les agences de voyages

Dans leurs recherches permanentes des meilleurs services afin d’obtenir les moins coûteux, de plus en plus d’entreprises font appel aux agences des voyages pour leurs affaires. La recherche, la réservation des billets ou même les services hôteliers à des prix abordables n’est pas toujours chose facile. Cela implique beaucoup de temps et une certaine expérience. Un travel manager mettra donc son expertise au service de l’entreprise, avec son réseau de partenaires qui lui permet de faire de grandes économies conséquentes. Il est important de noter que si le rôle d’un travel manager décharge une entreprise de tout ce qui a trait aux contraintes logistiques cela ne remet pas en cause son rôle au sein de l’entreprise, car il est l’interface entre la direction, les collaborateurs et les agences de voyages. 

De plus, le travel manager intervient aussi dans la gestion des notes de frais de ses collaborateurs au sein de l’entreprise. Ce dernier veille au respect des règles concernant les notes de frais. Lorsqu’un salarié engage ses propres frais lors d’un voyage d’affaires pour le transport, le logement et la restauration, le travel manager s’assure que ce salarié présente des justificatifs fiables pour obtenir un remboursement.

Au regard de tout ce qui a été dit, il se pose de nouveau la question sur le rôle du travel manager. En effet, il est celui qui au premier plan pourra être en négociation avec le consultant de voyage indépendant. Il lui donne des informations sur les attentes de l’entreprise et le cahier de charges.


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