Au quotidien, toutes les entreprises doivent gérer des volumes de données plus ou moins importants, en fonction des structures. Pour faciliter le stockage et l’utilisation de ces données, il existe des solutions logicielles comme les DAM. À quoi correspond vraiment ce genre d’outil ? Quelles en sont les fonctionnalités et les avantages ? Quel DAM de qualité comme Heysquid choisir ? Nous vous livrons tous nos conseils, dans cet article.
DAM : définition
L’acronyme DAM signifie Digital Asset Management. Il s’agit d’un outil digital - un logiciel - qui permet de centraliser et d'organiser un ensemble de données multimédia : images, vidéos, audios, documents, imprimés, email…
De nombreuses entreprises conçoivent ou récoltent des volumes très importants de fichiers multimédia chaque jour. Sans une solution adaptée, elles ne sont pas en mesure de les utiliser efficacement. Utiliser un DAM permet de trier ces éléments, les organiser, les hiérarchiser… dans le but de pouvoir les retrouver facilement, mais aussi les diffuser.
Qui utilise ce genre de solutions ?
Les structures qui utilisent les DAM sont très variées ! Il peut s’agir d’une PME, d’un grand groupe, d’une collectivité, d’une institution… Dès lors qu’une société commence à produire et utiliser un grand nombre de fichiers multimédia, elle peut intégrer une solution DAM pour bien s’organiser et optimiser l’utilisation de ses supports.
En règle générale, ce sont les services de marketing ou de communication qui prennent en charge ce genre de logiciel, car ce sont eux qui utilisent le plus de données multimédia. Ceci étant dit, utiliser un DAM permet de rendre accessible la donnée à l’ensemble des salariés et parties prenantes d’une entreprise, pour en faciliter l’utilisation et la recherche.
Quelles sont les fonctionnalités et atouts d’un DAM ?
Mettre en place un DAM revêt de nombreux avantages, notamment au niveau organisationnel. Ce type de logiciel permet disposent de fonctionnalités très intéressantes, qui permettent notamment de :
● Centraliser l’ensemble des médias : il prend la forme d’une grande médiathèque dans laquelle toutes les données multimédia sont rassemblées. Ainsi, on sait où aller chercher le fichier dont on a besoin.
● Qualifier les contenus : centraliser la donnée est une première étape mais pour pouvoir accéder facilement à un contenu précis il faut pouvoir le qualifier. Avec le DAM, vous pouvez ajouter une description, un label, un auteur, des thématiques, des mots clé… Ainsi, vous pourrez trouver très simplement les contenus dont vous avez besoin.
● Diffuser et partager vos fichiers multimédia : un DAM est également idéal pour partager les contenus de votre choix, en y appliquant des restrictions si nécessaire. Vous pouvez ainsi donner accès à tout ou partie de vos ressources en interne ou en externe, de façon personnalisée.
● Opérer un suivi des contenus : grâce au système DAM, vous serez en mesure de suivre l’utilisation faite par vos médias. Cela vous permet notamment de savoir qui a eu accès aux contenus, qui les a utilisés, de gérer les droits…
En plus de ces fonctionnalités principales, un DAM propose également des outils complémentaires pour simplifier l’utilisation de vos ressources. Vous pourrez ainsi consulter les données statistiques de vos données multimédias, éditer vos contenus (floutage, recadrage…) ou encore rendre accessible votre bibliothèque sur mobile pour une utilisation sur le terrain.
Quel DAM choisir ?
Sur le marché, il existe différentes solutions logicielles performantes. Celle qui a retenu notre attention est l’outil Heysquid de 4DConcept. Une solution complète qui permet de créer, optimiser, valoriser et sécuriser l’ensemble de vos contenus.